Perfil del proyecto

1. TÍTULO:

Mejoramiento de los servicios del Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos. Digitalización de fondos y conservación preventiva.

LÍNEA DE ACCIÓN: Apoyo a la cobertura, calidad y sostenibilidad de los servicios territoriales

•  Institución Responsable de la Ejecución :

Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos "Rita Suárez del Villar".

Dirección: Calle 27 No. 5201. Cienfuegos, Cienfuegos, Cuba.

Directora: Mayrel Fuentes Díaz

Teléfono: (43) 51-6957

Correo electrónico: archivocfg@archivocfg.cu

•  Descripción del contexto a nivel local:

El proyecto se desarrollará en la provincia de Cienfuegos, ubicada en la porción centro meridional de Cuba. Limitada por las provincias de Matanzas, Sancti Spíritus y Villa Clara. Sus costas son bañadas por las aguas del Mar Caribe. Su extensión territorial es de 4177.2 km2 (3.77% de la superficie total del país)

El territorio cuenta con 8 municipios y 64 Consejos Populares, de ellos: 45 rurales y 19 urbanos. Estos Consejos actúan sobre 402 asentamientos: rurales, urbanos.

Posee 384 161 habitantes, el grado de urbanización es de 80 % preferiblemente hacia las ciudades, presentándose sobre todo en barrios creados emergentes ante las necesidades económicas, y sociales.

El proyecto se pretende ejecutar para beneficiar a la sociedad (comunidades que reciban el impacto directo de los programas de desarrollo institucionales como: turismo, cultura, educación.

El alcance del proyecto atraviesa todos los niveles de resolución, desde el macro sistema (sistema de instituciones) hasta el nivel micro (comunidad, grupo, familia e individuo) evaluando desde el nivel macro al micro los niveles de adecuación e interviniendo desde el nivel micro al macro con diferentes respuestas de identidad.

La archivística moderna plantea que la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).

En las dos primeras edades el documento esta asociado a archivos administrativos y la documentación y la información que recogen están al servicio de dar respuestas a tramites administrativos como pueden ser, financieros, jurídicos, etc. Al pasar a la tercera edad el documento asume un valor permanente y se ceñirá a se consultado por su valor cultural e informático. Su archivación y conservación serán definitivos.

A los archivos históricos le corresponde la tercera edad, etapa donde el documento muere o renace; muere si el documento a la hora de ser valorado se determina que no reúne los requisitos para convertirse en un documento de valor histórico y renace si es considerado con valor histórico y por lo tanto se conserva por toda la vida.

Partiendo de lo antes expuesto podemos decir que los archivos son un recurso básico para la obtención de información. La información es la expresión del conocimiento y se registra generalmente en documentos. Los d ocumentos a su vez son portadores de información y fuentes del conocimiento y éste se desarrolla a partir de la captación de información, muchas veces registrada en documentos. Asimismo se explicita como información se obtiene mediante diferentes vías y soportes, entre ellas, el documento.

Los documentos archivísticos, producidos o recibidos por los individuos o por los organismos públicos o privados en el ejercicio de sus funciones administrativas, deben satisfacer los requerimientos de información, investigación científica, constancia y bien cultural.

La accesibilidad, como un derecho de las personas, es la facilidad de usar los recursos archivísticos en razón de objetivos concretos, de acuerdo con normas pertinentes y mediante el servicio de los archiveros. Los archiveros, en el cumplimiento de sus obligaciones profesionales y funcionales, son los intermediarios entre los documentos archivísticos y los usuarios. Por eso desde su puesto de trabajo y mediante las diversas tareas que en él realizan, ofrecerán una eficiente comunicación documental allanando cualquier obstáculo.

  •  JUSTIFICACIÓN:

  Las instituciones de archivo, a lo largo de su historia han demostrado su papel como memoria de la sociedad. Si como suele ocurrir, se tiene una visión parcial de que es un archivo, se perderá de vista su dimensión primaria como centro de información, necesario para el funcionamiento del Estado y como lenguaje natural de la administración pública, generadora de la parte más importante de la documentación que ellos atesoran. Los archivos constituyen pues la garantía de la evolución jurídica y administrativa de los organismos, ya que posibilitan mantener la continuidad institucional e integración de los procesos administrativos y también contribuyen a su planificación y control.

Las funciones de los archivos históricos están íntimamente relacionadas con las fases del tratamiento documental (Identificación, valoración, descripción difusión y conservación). Estas tres ultimas fases son el centro de nuestro proyecto, veamos porque.

La representación de la información de los documentos de archivo no es completa si no tiene en cuenta sus particularidades informativas. La descripción está condicionada por los diferentes niveles de información que ofrecen los documentos agrupados de una forma natural y que darán respuestas a las necesidades de los usuarios.

Para lograr una correcta representación de la información de los documentos de archivo, es necesario considerar objeto de descripción a cada nivel de información producto de las agrupaciones documentales, definiendo para cada una de ellas un nivel de descripción, el que a su vez se plasma en un instrumento de descripción específico que según al nivel que se describa pueden ser: guías, inventarios, catálogos e índices. Estos instrumentos de descripción o instrumentos de búsqueda como también se les conoce facilitan el acceso a la documentación y por ende a la información, pero para llegar a ellos hace falta un arduo y profundo trabajo previo en las fases del tratamiento documental que le anteceden a la descripción (identificación y valoración) .

La descripción n documental es el  análisis realizado por el archivero sobre los fondos y /o los documentos de archivo, agrupados natural o artificialmente, para sintetizar la información y ofrecerla a los interesados, es el puente que comunica el documento y la información con los usuarios, por lo que se puede deducir que si se hace un buen trabajo de descripción el servicio al público, tanto interno como externo, será más eficiente en cuanto a calidad y rapidez.

En la actualidad el desarrollo tecnológico permite darle un mayor y mejor tratamiento a los documentos y a la información. El aprovechamiento de la tecnología en función de los Recursos Humanos sitúa el foco de atención no en la mano de obra especializada sino en los conocimientos de las personas, por lo que su adecuada gestión es la puede contribuir al avance de las organizaciones.

El citado desarrollo tecnológico permite a la par de organizar, agilizar y facilitar el acceso a los documentos y a la información, satisfacer las demandas de los usuarios que solicitan nuestros servicios.

Los servicios que brinda un archivo histórico los podemos dividir en dos grandes grupos que se han dado a llamar: Servicios tradicionales y Nuevos Servicios . El primer grupo implica el Préstamo de documentos, referencia, búsquedas informativas, reprografía; mientras que el segundo agrupa a: Consulta de bases de datos, restauración de documentos, exposiciones y visitas dirigidas, asesorías y consultorías. No podemos olvidar los Servicios Educativos, tanto a la comunidad como a los trabajadores)

Tomemos como ejemplo el flujo de usuarios en el año 2006 para ilustrar como se comporta la demanda de documentos e información del AHPC y que tipo de usuarios nos visitan:

En ese año nos visitaron un total de 322 usuarios, los cuales podemos dividir en dos grupos según los servicios demandados por los mismos. Un primer grupo, el más numeroso (240) solicitó consulta de documentos, mientras el segundo grupo (82) demandó servicios de reproducciones de documentos tales como escrituras notariales y certificaciones de notas.

La consulta de documentos se comportó de la siguiente manera:

Estudiantes: 62 que representan el 25,83%.

 

  1. Enseñanza primaria ……………….. 20
  2. Enseñanza Media ………………….. 10
  3. Universitarios. ………………………..32

Trabajadores: 158 que representan el 65,83%

 

  1. Profesionales ……………………………. 106
  2. Investigadores …………………………… 22
  3. Obreros y técnicos ……………………… . 30

 

Jubilados: 6 para un 2,5%

Amas de Casa: 6 para un 2,5%

Extranjeros: 8 para un 3,33%

Como parte indisoluble de los servicios que brinda un archivo está la difusión la cual vendría siendo el marketing en los Archivos, lo que implica la elaboración, publicación y distribución de folletos, boletines y plegables informativos, tanto en soporte papel como en formato digital, este último incluye la inserción de los productos informativos del archivo en páginas Web y la confección de multimedia.

Todas las fases del tratamiento documental son importantes, pero la conservación de los documentos en un archivo es imprescindible, pues sin documentos no hay archivo, por lo que es una tarea primordial conservar y preservar del deterioro a los documentos.

Lo fondos y colecciones de los archivos incluyen materiales de variados formatos y soportes todos ellos propensos al deterioro natural del tiempo

Por lo que se hace necesario estudiar las formas de deterioro, identificar los factores que los afectan e introducir estrategias preventivas.

Los agentes que contribuyen al deterioro son:

• El Medio ambiente

- altas temperaturas

- humedad relativa alta

- fluctuaciones de temperatura y humedad relativa

- luz (especialmente luz UV)

- contaminantes

• Agentes biológicos (moho, insectos, ratones, aves y otras plagas animales

• Desastres

- fallas estructurales

- incendios

- catástrofes

- otros

• Prácticas inadecuadas de uso, manipulación y almacenamiento.

Partiendo del principio que es preferible conservar el documento original en el mejor estado posible sin tener que restaurarlo o hacerle alguna intervención que pueda agredir su integridad es recomendable entonces crear las condiciones adecuadas para evitar el deterioro acelerado de la documentación, a estas acciones les llamamos conservación preventiva.

Estrategias Preventivas.

 

Basado en todo lo antes expuesto con el presente proyecto se pretende mejorar la calidad de los servicios que brinda la institución y conservar la documentación que atesoramos teniendo en cuenta la descripción de la documentación, los servicios y difusión de los mismos y la conservación preventiva.

El Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos Rita Suárez del Villar fue fundado en 1976, en la actualidad posee 32 fondos y colecciones distribuidos en más de 602 metros lineales de documentos. Este volumen de documentos, como bien se ha explicado anteriormente, requiere de un tratamiento documental antes y después de estar listo para ser utilizado por el público externo.

En el presente, de los 32 fondos y colecciones se encuentran procesados 15 de ellos:
  1. Actas Capitulares (1830-1952)
  2. Registro Mercantil (1900-1967)
  3. Veteranos de la Guerra de Independencia (1899-1965)
  4. Rita Suárez del Villar. (1868 - 1961)
  5. Registro de Asociaciones (1888 - 1976)
  6. Ayuntamiento de Lajas (1878-1987).
  7. Campaña de Alfabetización. (1961)
  8. Fondo Personal Higinio Ezquerra.(1894 - 1987)
  9. Club Rotario. (1936 - 1960)
  10. Juzgado Correccional de Cienfuegos.(1944 - 1973)
  11. Juzgado de Instrucción de Cienfuegos (1910- 1961)
  12. Instituto de Segunda Enseñanza de Cienfuegos-Instituto Preuniversitario “Jorge Luís Estrada” (1936-1982)
  13. Hemeroteca (1871-2004)
  14. Protocolos Notariales de José Joaquín Verdaguer (1825-1898)
  15. Manuel Hidalgo Villalón (1937-1962)

Al estar estos fondos procesados cuentan con instrumentos de descripción como inventarios, índices y catálogos indistintamente, instrumentos que al ser automatizados facilitarán grandemente la localización de la información y agilizará el trabajo de búsqueda de la documentación y de la información, a la vez que el usuario, principalmente los investigadores profesionales o no, tendrán en su poder una importante herramienta para su labor investigativa que representa ahorro de tiempo e información detallada sobre el tema que busca.

La automatización de los instrumentos de descripción permitirá además confeccionar diferentes productos informativos en formato electrónico como bases de datos, conferencias, presentaciones en power point, multimedia y otros que podrán ser colocados tanto en los centros docentes que posean equipamiento técnico como en los diferentes centros de información y bibliotecas, así como en sitios electrónicos y páginas Web todo lo cual permitirá socializar tanto los fondos documentales que poseemos y sus instrumentos de descripción, así como las investigaciones y demás acciones de trabajo de los especialistas del centro, todas encaminadas a alcanzar la calidad requerida en los servicios que presta la institución a la sociedad, algo que no se ha podido lograr a pesar de existir un personal calificado y capacitado por no poseer de los medios técnicos requeridos para llevar a cavo la empresa.

Con la digitalización de fondos y colecciones se puede poner a disposición de los usuarios un caudal de información enorme sin que éste tenga que trasladarse al archivo o permanecer en el por poco tiempo por ejemplo: Los fondos y colecciones especiales del archivo (fotos, mapas, planos y croquis) los cuales son de suma importancia para el estudio del desarrollo socio económico de la provincia y en el presente a pesar de que cuenta con un catálogo para su localización y consulta el usuario se ve imposibilitado de solicitar los servicios de reprografía por no contar la institución con medios técnicos para realizar la reproducción de dichos documentos por lo que el usuario puede consultar el documento en el archivo, pero no puede reproducirlo en un trabajo o investigación, con las limitaciones que esto implica para el resultado científico al impedirse la socialización de dichos documentos.

Por otra parte como ya se ha dicho los documentos históricos de nuestro centro datan en su mayoría del siglo XIX y las primeras décadas del siglo XX, por lo que el uso frecuente propicia su deterioro, además los documentos especiales como mapas, planos y croquis por lo general son documentos de un formato grande o mediano lo que implica un problema para su conservación y manipulación ya que tienen que ser guardados extendidos, pues si se doblan pueden romperse por el doblez. La digitalización de estos documentos permitirá aplicar la conservación preventiva, pues al estar digitalizado el documento ni el usuario ni el archivero tendrán que manipularlo para su consulta lo que se traduce en disminuir el riesgo del deterioro y por ende se evitara tener que restaurarlo lo que alargara la vida del documento.

  5. OBJETIVO GENERAL:

•  Mejorar la calidad de los servicios que brinda el Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos mediante la digitalización de fondos y colecciones.

Objetivos específicos:

•  Garantizar la perdurabilidad del patrimonio documental que atesora la institución. (conservación preventiva)

•  Incrementar y ofrecer con calidad los diferentes servicios que presta la institución

•  Contribuir con el proceso de manejo del Centro Histórico Urbano (Patrimonio de la Humanidad ) auspiciado por la Oficina del Conservador de la Ciudad.

•  Socializar la información y la documentación que atesora el AHPC.

•  Garantizar condiciones laborales seguras y alcanzar un mayor grado de especialización de los recursos humanos de la institución.

  6. BENEFICIARIOS.

Beneficiarios Directos:

  •  Estudiantes de las distintas enseñanzas que acuden a la institución para realizar trabajos de diploma, trabajos de curso o tareas investigativas.

•  Investigadores profesionales de distintas esferas que utilizan la documentación del Archivo con la finalidad de redactar libros o realizar ejercicios de grado como tesis de maestría o doctorado.

•  Usuarios que solicitan los servicios de reprografía (copia de escrituras notariales o certificaciones de nota, u otras)

•  23 Trabajadores del AHPC, de ellos 16 mujeres.

Directamente beneficiará a 19 instituciones, asociaciones u organizaciones y otros actores sociales vinculados al quehacer académico, científico, educativo y cultural comunitario, así como a especialistas, investigadores, promotores, alumnos, de los diferentes organismos e instituciones de toda la provincia en especial del Ministerio de Educación, Educación Superior y los ministerios de Cultura, Turismo y del CITMA. La mayoría de estos centros (15) se encuentran ubicados en el Centro Histórico Urbano (2 escuelas Secundaria Básica, 3 escuelas primarias, dos museos, la sede de la Unión Nacional de Escritores y Artistas de Cuba, El Centro de Superación de Cultura, El Centro Provincial de Patrimonio Cultural, El Cetro Provincial de la Música, La Casa de la Cultura, El Centro Provincial de Cultura Comunitaria, la Dirección Provincial de Justicia, la Oficina del Conservador de la Ciudad ). Además se beneficiaran otros centros como la Universidad Carlos Rafael Rodríguez de Cienfuegos, el Instituto Superior Pedagógico Conrado Benítez, el Politécnico de la Salud y la Facultad de Ciencias Médicas de Cienfuegos, todos ellos usuarios de nuestra institución.

Los servicios informativos que presta el AHPC, trascienden el marco provincial alcanzando una magnitud nacional e incluso internacional. En el plano nacional se benefician de nuestros servicios de manera directa o indirecta indistintamente el Archivo Nacional de Cuba, La Universidad de la Habana, el Instituto de Historia de Cuba, la Universidad Central de Las Villas y la Universidad de Camagüey.

En el ámbito internacional han sido usuarios recurrentes las universidades de Michigan de los EE.UU. y la de Colonia en Alemania, con las cuales han existido y existen relaciones de cooperación e intercambio. Ambas universidades han enviado a nuestro centro grupos de estudiantes y profesores que investigan la historia y el desarrollo socio-económico y cultural de nuestra región histórica y de nuestro país.

El destino final de los productos informáticos y/o acciones de conservación preventiva en su gran mayoría están destinados a satisfacer la demanda de información y documentación de instituciones como: Universidad Carlos Rafael Rodríguez de Cienfuegos, el Instituto Superior Pedagógico, Universidad Central de Las Villas y Universidad de Camagüey (en la mayoría de los casos para satisfacer la demanda de información con vistas a redactar tesis de grado, maestrías y doctorados) sobre todo en las carreras de Filología, Historia, Estudios Socioculturales, Comunicación Social, Periodismo, Arquitectura e Ingeniería Civil.

El Centro Provincial de Patrimonio Cultural y su red de Museos (13) así como la Oficina del Conservador de la Ciudad y la UNEAC podrán disponer de un caudal de información documental, en especial fotos, mapas, planos, documentos en formato digital que facilitaran su trabajo investigativo y socio cultural.

Beneficiarios Indirectos: Todo tipo de usuario que solicite los servicios del AHPC, ya sean nacionales o extranjeros.

7. RESULTADOS ESPERADOS:

RESULTADOS ESPERADOS:

•  Garantizar la perdurabilidad del patrimonio documental que atesora la institucion. (conservación preventiva)

•  Digitalizados los fondos y colecciones más antiguos y más solicitados por los usuarios.

-Protocolos notariales 1819-1860

- Actas capitulares(1831- 1899)

- Fondo Rita Suárez del Villar

- Fondo Higinio Ezquerra

- Ayuntamiento de Lajas (1878 - 1899)

•  Digitalizadas 3 000 fotos.

•  Digitalizadas 200 mapas y planos.

•  Incrementar y ofrecer con calidad los diferentes servicios que presta la institución

•  Creadas 8 bases de datos pertenecientes a los fondos:

- Campaña de alfabetización.

- Juzgado Correccional

-Juzgado de Instrucción

- Veteranos y patriotas

- Registro de Asociaciones

- Higinio Ezquerra

- Rita Suárez del Villar

- Protocolos notariales de José J. Verdaguer (1880-1900)

•  Automatizado el Índice de la serie documental Libros de Sociedades (1900 - 1966) perteneciente al fondo Registro mercantil.

•  Habilitado el servicio de Reprografia de documentos (en formato digital y en soporte papel)

•  Habilitado el servicio de consulta de bases de datos.

•  Contribuir con el proceso de rehabilitación constructiva y revitalización integral que tiene lugar en el Centro Histórico Urbano (Patrimonio de la Humanidad ) auspiciado por la Oficina del Conservador de la Ciudad.

•  Socializar la información y la documentación que atesora el AHPC.

•  Confeccionado y distribuido un Plegable Promocional del AHPC.

•  Confeccionada y publicada la Guía General del AHPC.

•  Confeccionado y publicación el Boletín del AHPC. (en formato electrónico y en soporte papel)

•  Confeccionadas dos multimedias.

•  Confeccionada y puesta en servicio la Pagina Web del AHPC.

•  Confeccionados y aplicados los programas educativos de Historia Regional y Local dirigidos estudiantes de las enseñanzas primaria y secundaria.

•  Instaladas de forma gratuita dos multimedias en las escuelas primarias y secundarias de la provincia relacionadas con la Historia Local y Regional.

•  Mejorar la calidad de vida y alcanzar un mayor grado de especialización de los recursos humanos de la institución.

•  Puestos al servicio de la Oficina del Conservador de la Ciudad toda la información y documentación necesaria para el desempeño optimo de dicha oficina.

  8. SOSTENIBILIDAD Y APORTES LOCALES

  La sostenibilidad está garantizada mediante la eficiencia y eficacia del modelo de gestión del Sistema Nacional de Archivos y del ministerio del CITMA que brindan su apoyo a esta iniciativa y cuenta con entidades garantes de la gestión económica, con capacidad para recaudar fondos que permitan su sostenibilidad.

Por su parte, el Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos cuenta con el espacio necesario para la implementación de las nuevas tecnologías adquiridas y pondrá a disposición de esta iniciativa, el personal técnico, los medios de protección, el salario de los especialistas, de los profesores/as encargados de las acciones de superación, así como la experiencia docente de sus especialistas para la impartición de cursos, charlas y conferencias sobre temas de archivo e historia regional a profesores y alumnos de las escuelas del las enseñadazas primaria y secundaria ubicados en el Centro Histórico Urbano.

9. DURACIÓN:

Fecha de inicio: 26 de noviembre de 2009.

Fecha de terminación prevista: marzo de 2012.

  10. ESTADO DE EJECUCIÓN (hasta 2010-09-13)

Objetivos

Específicos

Resultados esperados

Actividades previstas

Situación actual

de la ejecución

de actividades

(13-9-2010)

Actividad

Fecha de

inicio

Fecha de

Terminación

1 Incrementar la capacidad para socializar la información y la documentación que atesora el Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos.



1.1.1 Digitalizados los fondos y colecciones más antiguos y más solicitados por los usuarios.



Digitalizar los fondos previstos para la ejecución del proyecto

Enero/

2010

Dicimbre/

2011

Ejecución,

al 23,33 %


1.2 Automatizadas 8 bases de datos




Automatizar las bases de datos previstas para la ejecución del proyecto

Enero/

2010

Dicimbre/

2011

Ejecución,

al 87,5%



Adquirir los medios solicitados para la ejecución del Proyecto

Diciembre/2009

Marzo/2011

En ejecución




Instalar los medios adquiridos.



Diciembre/2009

Marzo/2011

En ejecución


Amueblar los

locales.

Diciembre/2009

Marzo/2011

En ejecución